Tahapan proses pengelolaan ijazah indikatornya terdiri dari lima langkah utama, yaitu: DNS → Kelulusan → SPTJM → DNT → Penomoran. Indikator ini memudahkan pengguna untuk mengetahui posisi satuan pendidikannya saat ini berada di tahap mana dalam alur pengelolaan ijazah.
1. Daftar Nominasi Sementara (DNS)
Daftar peserta didik telah memenuhi seluruh validitas utama syarat sebagai calon penerima ijazah. Data pada tahap ini masih dalam proses pengajuan sebelum ditetapkan sebagai penerima ijazah.
Residu DNS > Validasi Utama
Data peserta didik yang belum memenuhi kriteria validasi utama yang dipersyaratkan sebagai calon penerima ijazah dalam Daftar Nominasi Sementara (DNS). Peserta didik yang masih tercatat di halaman ini tidak dapat diproses lebih lanjut hingga seluruh permasalahan validasi utama diselesaikan. Terdapat lima kriteria validasi utama yang harus dipenuhi:
• NISN: keterisian dan keunikan Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).
• NIK: keterisian dan keunikan Nomor Induk Kependudukan (NIK).
• Identitas: hasil pemadanan identitas peserta didik (NIK, nama, tempat lahir, dan tanggal lahir) terhadap data induk kependudukan.
• Rombel: data peserta didik aktif di 1 (satu) rombongan belajar.
• Pemeriksaan Kelulusan: peserta didik tidak terdata sebagai penerima ijazah pada tahun ajaran sebelumnya.
Residu DNS > Validasi Opsional
Data peserta didik masih terdapat catatan validasi tambahan yang bersifat informatif. Catatan ini tidak mempengaruhi status DNS peserta didik. Terdapat tiga kriteria validasi opsional yang ditampilkan:
• Rekam Didik: keterisian dan kesesuaian data rekam didik pada 5 (lima) semester terakhir.
• e-Rapor: keterisian data e-Rapor peserta didik pada semester ganjil tahun ajaran berjalan.
• Ijazah: keterisian data ijazah dari jenjang pendidikan sebelumnya (kecuali jenjang Sekolah Dasar).
Meskipun bersifat opsional, satuan pendidikan disarankan untuk melengkapi data ini guna memastikan kelengkapan data peserta didik.
Valid DNS
Halaman ini menampilkan data peserta didik yang telah memenuhi seluruh validitas wajib dan ditetapkan sebagai Daftar Nominasi Sementara (DNS). Pada halaman ini, satuan pendidikan dapat melakukan dua aksi per peserta didik melalui kolom Aksi, yaitu melihat detail data peserta didik dan mengunggah foto peserta didik. Terdapat dua indikator status yang perlu diperhatikan:
• Unggah Foto: menunjukkan hasil unggah foto peserta didik.
• Konfirmasi Data: menunjukkan hasil konfirmasi kesesuaian data calon penerima ijazah melalui Portal Ijazah.
2. Penetapan Kelulusan
Untuk menetapkan status kelulusan peserta didik terdapat tiga tab status yang tersedia: Lulus, Tidak Lulus, dan Belum Ditetapkan. Satuan pendidikan dapat mengelola status kelulusan seluruh peserta didik melalui ketiga tab tersebut. Penetapan status kelulusan dapat dilakukan secara individual melalui kolom Aksi, atau secara massal menggunakan tombol Luluskan Semua untuk menetapkan seluruh peserta didik sekaligus.
Pastikan seluruh peserta didik telah ditentukan status kelulusannya sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya, karena penetapan kelulusan merupakan syarat untuk menerbitkan SK Penetapan Kelulusan.
3. SPTJM
Mengunggah Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) yang telah disahkan oleh Kepala Satuan Pendidikan sebagai dasar penentuan Daftar Nominasi Tetap (DNT). Terdapat tiga m status yang tersedia:
Sudah Disetujui, Tidak Disetujui, dan Belum Disetujui, yang mencerminkan hasil verifikasi SPTJM oleh Dinas Pendidikan atau instansi yang berwenang. Dalam membuat SPTJM, satuan pendidikan mengisi data tahun ajaran, nama kepala satuan pendidikan, tingkat pendidikan, dan nomor SK Penetapan Kelulusan.
SPTJM harus ditandatangani oleh Kepala Satuan Pendidikan yang berwenang sebelum diunggah ke sistem. Persetujuan SPTJM oleh Dinas Pendidikan merupakan syarat penerbitan Nomor Ijazah Nasional (NIN).
4. Daftar Nominasi Tetap (DNT)
Daftar peserta didik yang telah ditetapkan sebagai penerima ijazah setelah melalui proses pengajuan dari satuan pendidikan. DNT merupakan dasar penerbitan Nomor Ijazah Nasional (NIN).
Data peserta didik yang telah masuk ke dalam Daftar Nominasi Tetap (DNT) setelah satuan pendidikan mengunggah SPTJM. Terdapat dua fitur:
• Valid DNT: menampilkan peserta didik yang SPTJM-nya telah disetujui dan siap untuk diproses penerbitan NIN.
• Residu DNT: menampilkan peserta didik yang SPTJM-nya telah diajukan oleh satuan pendidikan namun belum mendapatkan persetujuan dari Dinas atau instansi yang berwenang.
5. Penomoran
Daftar penomoran ijazah yang muncul setelah NIN diterbitkan, yaitu 3 (tiga) hari setelah data peserta didik ditetapkan dalam DNT.
Penomoran ijazah dapat dilakukan setelah pengaturan tanggal cetak melalui tombol Pengaturan Tanggal Cetak, di mana tanggal yang diisi akan digunakan sebagai tanggal pencetakan ijazah.
Apabila tanggal cetak belum diisi, nomor SK Penetapan Kelulusan masih dapat diubah melalui akses Dinas atau instansi yang berwenang. Apabila tanggal cetak sudah diisi, nomor SK tidak dapat diubah dengan alasan apapun.