Sistem menerbitkan Nomor Ijazah Nasional (NIN) bersama dengan draf ijazah yang siap disahkan oleh satuan pendidikan. NIN diterbitkan paling lambat tiga (3) hari setelah DNT ditetapkan. Selama NIN belum diterbitkan oleh sistem, perubahan terkait nomor SK Penetapan Kelulusan masih dapat dilakukan dengan bantuan dinas pendidikan atau instansi sesuai kewenangannya.
Setelah NIN terbit, satuan pendidikan dapat menetapkan tanggal cetak draf ijazah. Tanggal cetak pada sistem merujuk pada tanggal pengesahan ijazah yang dilakukan oleh kepala satuan pendidikan. Perlu diperhatikan bahwa setelah tanggal cetak diisi, nomor SK Penetapan Kelulusan sudah tidak dapat diubah dengan alasan apa pun, dan tidak tersedia mekanisme untuk melakukan perubahan tersebut. Penting sekali untuk memastikan seluruh data pada draf ijazah telah sesuai sebelum mengisikan tanggal cetak ijazah.
Daftar penomoran ijazah yang muncul setelah NIN diterbitkan, yaitu 3 (tiga) hari setelah data peserta didik ditetapkan dalam DNT.
Penomoran ijazah dapat dilakukan setelah pengaturan tanggal cetak melalui tombol Pengaturan Tanggal Cetak, di mana tanggal yang diisi akan digunakan sebagai tanggal pencetakan ijazah.
Untuk mengajukan perbaikan ijazah yang disebabkan oleh kesalahan penulisan muatan ijazah, meliputi nama, tempat lahir, dan/atau tanggal lahir peserta didik. Proses perbaikan menerapkan mekanisme pemadanan dengan data induk kependudukan, sehingga sebelum mengajukan perbaikan, pastikan data kependudukan peserta didik telah dimutakhirkan sesuai mekanisme yang berlaku. Ijazah hasil perbaikan akan menggunakan NIN baru.
Dalam mengajukan perbaikan, satuan pendidikan mengisi data peserta didik yang akan diperbaiki, meliputi NIK, nama, tempat lahir, tanggal lahir, alasan perbaikan, dan penandatangan ijazah. Terdapat tiga tab status pengajuan perbaikan:
Disetujui, Dicetak, dan Belum Verifikasi. Verifikasi dan persetujuan pengajuan perbaikan ijazah dilakukan oleh Dinas atau instansi yang berwenang.
Ketentuan Teknis Pengesahan dan Pencetakan Ijazah
Pengesahan dan pencetakan ijazah dilaksanakan sesuai dengan Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah. Metode pengesahan ijazah dapat dipilih oleh satuan pendidikan sesuai dengan kesiapan masing-masing, yaitu menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE) atau tanda tangan basah.
Apabila menggunakan pengesahan dengan TTE, satuan pendidikan wajib mengunggah pasfoto peserta didik ke dalam sistem. Sementara itu, apabila menggunakan tanda tangan basah, satuan pendidikan dapat memilih untuk mengunggah pasfoto ke sistem atau menempelkan pasfoto secara manual pada ijazah. Ukuran pasfoto yang digunakan adalah 3x4.
Pembubuhan stempel satuan pendidikan tidak diwajibkan mengenai pasfoto. Namun, khusus untuk pengesahan dengan tanda tangan basah, stempel satuan pendidikan wajib dibubuhkan mengenai tanda tangan kepala satuan pendidikan.
Kertas yang digunakan untuk pencetakan ijazah berwarna putih polos dengan ketebalan minimal 80 gsm. Satuan pendidikan dapat menggunakan kertas dengan tebal di atas ketentuan tersebut, sepanjang tidak mengubah tampilan, format, dan isi draf ijazah yang dihasilkan dari sistem. Hasil cetakan ijazah tidak boleh diubah dalam bentuk apa pun, termasuk menambahkan logo satuan pendidikan atau elemen lain di luar draf yang disediakan oleh sistem.