Meskipun diluar sana banyak yang menyediakan aplikasi administrasi sekolah misalnya SKHU, Surat Keterangan Lulus (SKL) secara gratis dengan berbagai model namun membuat sendiri ternyata memiliki nilai yang lebih meskipun hanya dengan bentuk yanng sederhana.
Jika kita belum bisa mengoperasikan macro VBA excel maka kita bisa memulainya dengan hal yang mudah. Kita akan belajar menggunakan menu tab "Mailings" pada microsoft office word. Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan Anda untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet.
Intinya kita akan belajar membuat Surat Keterangan Lulus (SKL) dengan memanfaatkan Mailings Merge. Yang perlu kita pesiapkan adalah dokumen word dan spreadsheet untuk menyimpan datanya.
Mengoperasikan Mail Merge:
1. Kita buka dokumen Word yang ada, atau kita buat yang baru.
2. Dari tab "Mailings", klik perintah Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard dari menu drop-down.
3. Dari jendela Mail Merge di sisi kanan jendela Word, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Dalam contoh kita, kita akan pilih Letters. Kemudian klik Next: Starting document untuk bergerak ke Step 2.
3. Pilih Use the current document, kemudian klik Next: Select recipients untuk beralih ke Step 3.
4. Sekarang kita memerlukan daftar alamat sehingga Word secara otomatis dapat menempatkan setiap alamat ke dalam dokumen. List bisa berada pada file yang sudah ada, seperti buku kerja Excel sebelumnya, atau kita dapat mengetik list alamat baru dari dalam Wizard Mail Merge. Pilih Use an existing list, kemudian klik Browse untuk memilih file.
5. Kita cari file database yang sudah kita buat sebelumnya dalam format excel, kemudian klik Open. Pilih worksheet yang berisi daftar itu, lalu klik OK. Dalam kotak dialog Mail Merge Recipients, Anda dapat mencentang atau hapus centang setiap kotak.
6. Selanjutnya kita akan melakukan insert merge field pada nama, ttg nilai dst. Klik pada tab insert merge field pilih nama yang sesuai dengan datanya.
Jika terjadi kesalahan data Anda bisa melakukan edit pada menu "Edit Recepient List". Silahkan unduh filenya untuk latihan.