Merujuk pada Permendikbudristek nomor 18 tahun 2022 pasal 25 ayat (1) dan (2), bahwa pelaksanaan pengadaan barang & jasa melalui SIPLah kini perlu didukung dokumentasi yang diwajibkan melalui peraturan terkait.
Mitra SIPLah wajib menyediakan 6 Dokumen yang nantinya disimpan oleh satuan pendidikan setiap melakukan pengadaan barang & jasa melalui SIPLah. Berikut 6 Dokumen tersebut:
1. Dokumen Berita Acara Negosiasi
Dokumen Berita Acara Negosiasi merupakan dokumen yang disiapkan oleh mitra untuk satuan pendidikan yang berisi informasi hasil negosiasi yang telah dilakukan oleh satuan pendidikan atas barang/jasa yang dipesan.
Berita Acara Negosiasi ini memuat data nama dan jumlah barang/jasa yang dipesan, harga awal yang ditawarkan oleh penyedia, serta harga akhir yang telah disepakati setelah dilakukannya negosiasi antara satuan pendidikan dan penyedia dan dapat diunduh oleh satuan pendidikan dan penyedia.
2. Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan dokumen yang berisi detail pesanan barang/jasa yang telah disepakati oleh penyedia dan satuan pendidikan.
Surat ini berisi nama satuan pendidikan, nomor surat pesanan, tanggal pesanan, dan tanggal negosiasi. Selain itu, dokumen Surat Pesanan juga memuat waktu pengerjaan dan pengiriman pesanan, serta jumlah dan total harga barang/jasa yang dipesan.
Dalam Surat Pesanan juga akan terdapat deskripsi secara singkat mengenai hak dan kewajiban, baik dari penyedia maupun satuan pendidikan.
Dokumen ini berfungsi sebagai surat perintah kerja bagi penyedia dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa satuan pendidikan.
3. Surat Hasil Pemeriksaan Barang/Jasa (Preview BAST)
Preview BAST pada dasarnya merupakan laman preview BAST yang akan muncul secara otomatis sebelum satuan pendidikan mencetak dokumen Berita Acara Serah Terima.
Surat Hasil Pemeriksaan ini tidak perlu disimpan oleh satuan pendidikan.
Preview BAST ini berisikan informasi tentang detail transaksi dan barang/jasa satuan pendidikan yang telah dipesan. Melalui laman ini, satuan pendidikan diharapkan melakukan pemeriksaan kembali keterangan pada dokumen BAST sebelum mencetak untuk memastikan kesesuaian pesanan.
Jika telah yakin bahwa pesanan telah sesuai, satuan pendidikan dapat mencentang kotak di sebelah pernyataan bahwa pesanan yang tercantum pada preview BAST telah sesuai.
Selanjutnya, satuan pendidikan dapat mencetak BAST yang telah disetujui.
Setelah cetak, dokumen BAST bersifat final dan satuan pendidikan dan penyedia diimbau untuk tidak melakukan perubahan apapun terhadap dokumen final.
4. Berita Acara Serah Terima (BAST)
BAST adalah dokumen legal yang dapat berfungsi sebagai bukti serah terima hasil pekerjaan pengadaan barang dan jasa dari penyedia kepada satuan pendidikan.
BAST merupakan dokumen penting yang menjadi dasar pengajuan penagihan oleh mitra ke satuan pendidikan.
5. Proforma Invoice
Proforma invoice merupakan faktur sementara yang diterbitkan oleh mitra kepada satuan pendidikan.
Proforma Invoice akan diberikan kepada satuan pendidikan sesudah BAST. Fungsi dari proforma invoice ini yaitu untuk menjadi pengingat terkait transaksi yang telah dibuat oleh satuan pendidikan dan menjadi bukti penagihan terhadap satuan pendidikan terhadap barang/jasa yang telah diterima dengan baik.
Selain itu, pada proforma invoice juga tertera informasi mengenai metode pembayaran untuk satuan pendidikan melakukan pembayaran pengadaan barang/jasa.
6. Invoice (Bukti Pembayaran).
Invoice atau bukti pembayaran lunas merupakan dokumen yang disediakan oleh mitra untuk satuan pendidikan yang berisi rincian waktu dan catatan transaksi barang/jasa antara satuan pendidikan dan penyedia.
Invoice diterima ketika pembayaran telah dilunasi oleh satuan pendidikan. Invoice ini juga berlaku sebagai dokumen yang dipersamakan dengan bukti pemotongan PPh Pasal 22, bukti pemungutan PPN, dan dokumen tertentu yang kedudukannya dipersamakan dengan Faktur Pajak.
Pada invoice akan tercantum total nilai yang telah dibayar atas barang/jasa yang dipesan termasuk nilai pajaknya. Selain itu, pada proforma invoice juga tertera metode pembayaran untuk satuan pendidikan melakukan pembayaran pengadaan barang/jasa.