Dulu, ijazah umumnya ditulis tangan dengan tinta khusus, lengkap dengan tanda tangan asli dan cap stempel sekolah, sehingga memerlukan ketelitian dan waktu yang cukup lama dalam proses pembuatannya. Namun, kini seiring perkembangan teknologi dan sistem administrasi pendidikan, ijazah sudah bisa dicetak secara digital. Proses ini jauh lebih efisien, rapi, dan mudah didistribusikan, tanpa mengurangi nilai keabsahannya. Hal ini menunjukkan adanya kemajuan dalam tata kelola dokumen resmi di dunia pendidikan.
Meskipun demikian, pencetakan ijazah tetap menjadi tanggung jawab satuan pendidikan dan tidak boleh dilakukan secara mandiri oleh siswa atau orang tua. Tujuannya adalah untuk menjaga keaslian, legalitas, dan keseragaman dokumen sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Kementerian.
Terkait dengan hal tersebut, satuan pendidikan juga harus sangat berhati-hati dalam menentukan tanggal pencetakan atau penerbitan ijazah. Pasalnya, tanggal tersebut hanya dapat diatur sekali dalam sistem dan tidak bisa diubah atau diperbaiki setelah disimpan. Berdasarkan hasil konsultasi dengan tim IT e-Ijazah Kemendikdasmen, berikut prosedur yang perlu diperhatikan:
1. Setelah Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) disetujui oleh Dinas, satuan pendidikan harus menunggu Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) Kemendikdasmen menetapkan Daftar Nomor Tetap (DNT) yang menjadi dasar terbitnya Nomor Ijazah Nasional.
2. Format e-ijazah baru dapat diunduh oleh satuan pendidikan paling cepat tiga hari setelah tanggal penetapan DNT.
3. Setelah nomor ijazah dikeluarkan oleh Pusdatin, barulah satuan pendidikan dapat menetapkan tanggal penerbitan ijazah. Perlu dicatat, tanggal ini tidak sama dengan tanggal kelulusan.
4. Fitur penetapan tanggal hanya tersedia ketika satuan pendidikan bersiap mencetak ijazah. Ketika memilih tanggal, sistem akan menampilkan peringatan bahwa pengaturan tanggal hanya bisa dilakukan sekali dan tidak dapat diedit.
5. Untuk menetapkan tanggal, klik ikon kalender, lalu pilih tanggal penerbitan. Sebaiknya tanggal yang dipilih adalah setelah tanggal penomoran dari Pusdatin. Misalnya, jika nomor ijazah terbit pada 10 Mei 2025, maka tanggal cetak bisa ditetapkan 11 Mei 2025.
6. Setelah yakin dengan pilihan tanggal, klik "Simpan". Tanggal tersebut akan muncul di dasbor dan pengaturannya terkunci secara permanen.
7. Setelah itu, ijazah dapat diunduh, baik satu per satu maupun sekaligus dalam satu file.
8. Perlu diketahui, setiap satuan pendidikan bisa memiliki tanggal cetak yang berbeda-beda, tergantung pada waktu penetapan DNT oleh Pusdatin.
9. Silahkan cetak E-Ijazah sesuai dengan spesifikasi yang dijelaskan dalam pedoman.
Dengan mengikuti prosedur ini secara cermat, satuan pendidikan dapat memastikan bahwa proses penerbitan e-ijazah berlangsung tertib, sah, dan sesuai aturan yang berlaku.