Ijazah merupakan dokumen negara yang sangat penting bagi setiap peserta didik yang telah menyelesaikan pendidikan pada jenjang tertentu. Dokumen ini menjadi bukti otentik atas pencapaian akademik dan memiliki nilai yang sangat krusial dalam melanjutkan pendidikan maupun memasuki dunia kerja.
Sebagai dokumen negara yang sah, ijazah memiliki kekuatan hukum dan menjadi penanda penting dalam perjalanan akademik seseorang. Namun, tahukah Anda bagaimana ijazah ini diterbitkan, apa saja langkah yang ditempuh jika terjadi kesalahan dan perlu diperbaiki, serta bagaimana penomoran uniknya diberikan?
Artikel ini akan memberikan informasi secara mendalam mengenai alur internal yang umumnya diterapkan dalam proses penerbitan, perbaikan (jika diperlukan), hingga penomoran ijazah di lingkungan satuan pendidikan kita. Pemahaman yang baik terhadap alur ini penting untuk memastikan ketertiban administrasi dan keabsahan setiap ijazah yang diterbitkan.
Alur Penerbitan Ijazah
Penjelasan alur penerbitan Ijazah sebagai berikut:
Satuan Pendidikan Memastikan Pembaruan (Update) Data Peserta Didik: Satuan Pendidikan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data peserta didik tingkat akhir, yang merupakan calon penerima Ijazah, telah valid. Hal ini mencakup verifikasi identitas peserta didik, kesesuaian identitas dengan data kependudukan, dan validitas NISN.
Dinas Pendidikan atau Kementerian Sesuai Dengan Kewenangan Memastikan Status Akreditasi Satuan Pendidikan: Dinas Pendidikan atau Kementerian sesuai dengan kewenangan memeriksa status akreditasi dari Satuan Pendidikan. Untuk peserta didik pada Satuan Pendidikan dengan status “Tidak Terakreditasi”, Dinas Pendidikan menentukan Satuan Pendidikan induk untuk peserta didik tersebut. Penentuan Satuan Pendidikan induk ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua peserta didik yang berhak tetap dapat menerima Ijazah meskipun berasal dari Satuan Pendidikan dengan status “Tidak Terakreditasi”.
Pusdatin Menetapkan Daftar Nominasi Sementara (DNS): Setelah data peserta didik divalidasi, Pusdatin akan menetapkan Daftar Nominasi Sementara (DNS) berdasarkan data yang sudah valid. Jika ada data yang belum memenuhi syarat validasi, data tersebut akan masuk ke dalam residu DNS. Satuan Pendidikan kemudian diwajibkan untuk memperbaiki data tersebut sebelum menjadi DNS.
Penetapan Kelulusan Peserta Didik oleh Satuan Pendidikan: Satuan Pendidikan menetapkan kelulusan peserta didik melalui Surat Keputusan Kepala Satuan Pendidikan. Syarat kelulusan peserta didik mengacu pada ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku.
Satuan Pendidikan Mengunduh Format SPTJM: Satuan Pendidikan mengunduh format Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM) yang telah ditetapkan. SPTJM wajib ditandatangani oleh kepala Satuan Pendidikan di atas meterai Rp10.000,- dan diunggah pada sistem Kementerian untuk diajukan ke Dinas Pendidikan atau Kementerian sesuai dengan kewenangan. Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi yang menyatakan bahwa data peserta didik telah diverifikasi dan telah memenuhi syarat untuk menjadi penerima Ijazah.
Persetujuan SPTJM: Persetujuan SPTJM yang telah diunggah dilakukan oleh:
- Dinas Pendidikan bagi Satuan Pendidikan sesuai dengan kewenangannya;
- Satuan kerja pada Kementerian sesuai dengan kewenangan bagi SPK; dan
- Atase Pendidikan pada Kantor Perwakilan Indonesia di Luar Negeri sesuai dengan kewenangan bagi SILN dan Satuan Pendidikan penyelenggara program Paket A, program Paket B, dan program Paket C luar negeri.
Penomoran Ijazah Nasional: Satuan Pendidikan mengakses sistem Kementerian untuk memperoleh Nomor Ijazah Nasional yang akan dicantumkan pada format Ijazah masing-masing peserta didik calon penerima Ijazah.
Pencetakan dan Pengesahan Ijazah
- Satuan Pendidikan mengunduh format Ijazah yang telah disediakan dalam sistem Kementerian paling singkat 3 (tiga) hari setelah tanggal penetapan DNT.
- Satuan Pendidikan mencetak format Ijazah yang telah diunduh tersebut jika akan ditandatangani dengan tanda tangan basah.
- Satuan Pendidikan membubuhkan foto peserta didik pemilik Ijazah pada format Ijazah.
- Kepala Satuan Pendidikan menandatangani Ijazah dengan tanda tangan basah dan membubuhkan stempel Satuan Pendidikan atau dengan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
- Dalam hal kepala Satuan Pendidikan tidak dapat menerbitkan Ijazah dikarenakan berhalangan atau terjadi kekosongan jabatan, maka penandatanganan Ijazah dilakukan oleh pelaksana tugas kepala Satuan Pendidikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Bagi kepala Satuan Pendidikan yang berstatus sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN) diisi dengan menyertakan Nomor Induk Pegawai (NIP), sedangkan kepala Satuan Pendidikan non-ASN diisi satu strip (-). Pengisian juga memperhatikan ketentuan bahwa penandatanganan ijazah tidak perlu mencantumkan tulisan “Plt” atau “Pelaksana Tugas” pada kolom nama atau jabatan.
Penyerahan Ijazah
Alur Penerbitan Perbaikan Ijazah
Penjelasan alur penerbitan perbaikan Ijazah sebagai berikut:
1. Peserta Didik mengajukan permohonan perbaikan Ijazah dengan mengisi formulir sesuai format yang disediakan melalui sistem yang disediakan Kementerian.
2. Permohonan perbaikan Ijazah akan divalidasi oleh:
- Satuan Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang masih aktif/beroperasional, kemudian diajukan ke Dinas Pendidikan untuk dilakukan verifikasi;
- Dinas/Kementerian/Atase Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang tidak aktif/telah ditutup.
4. Dalam hal hasil pemeriksaan permohonan Satuan Pendidikan atau Dinas/Kementerian/Atase Pendidikan tidak disetujui, permohonan akan dikembalikan kepada pemohon untuk diperbaiki terlebih dahulu.
- Satuan Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang masih aktif/beroperasional dan disahkan oleh kepala Satuan Pendidikan.
- Dinas/Kementerian/Atase Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang tidak aktif/telah ditutup yang disahkan oleh kepala instansi.
Alur Penerbitan Ulang Ijazah
Penjelasan alur penerbitan ulang Ijazah sebagai berikut:
1. Peserta didik mengajukan permohonan penerbitan ulang Ijazah dengan mengisi formulir sesuai format yang disediakan melalui sistem yang disediakan Kementerian.
2. Permohonan penerbitan ulang Ijazah akan divalidasi oleh :
- Satuan Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang masih aktif/beroperasional, kemudian diajukan ke Dinas Pendidikan untuk dilakukan verifikasi;
- Dinas/Kementerian/Atase Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang tidak aktif/telah ditutup.
3. Hasil pemeriksaan permohonan yang disetujui oleh Dinas/Kementerian/Atase Pendidikan akan ditindaklanjuti permohonan penerbitan ulang ijazahnya. Sementara hasil pemeriksaan permohonan.
Satuan Pendidikan atau Dinas/Kementerian/Atase Pendidikan yang tidak isetujui akan dikembalikan kepada pemohon untuk diperbaiki terlebih dahulu.
4. Pencetakan ulang Ijazah dilakukan oleh:
- Satuan Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang masih aktif/beroperasional dan disahkan oleh kepala Satuan Pendidikan;
- Dinas/Kementerian/Atase Pendidikan untuk Ijazah dari Satuan Pendidikan yang tidak aktif/telah ditutup dan disahkan oleh kepala instansi.
Sebagai penutup, pemahaman yang mendalam mengenai alur penerbitan, perbaikan, dan penomoran ijazah merupakan hal yang esensial bagi seluruh pihak terkait di lingkungan pendidikan. Ketelitian dalam setiap tahapan proses ini tidak hanya menjamin keabsahan dan akurasi dokumen penting tersebut, tetapi juga mencerminkan komitmen institusi dalam menjaga kualitas administrasi dan memberikan pelayanan terbaik kepada para peserta didik. Dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan, kita turut berkontribusi dalam menjaga marwah dan nilai dari setiap ijazah yang diterbitkan sebagai bukti sah pencapaian pendidikan.
Download Lampiran Surat-surat pelengkap ijazah
- SURAT PERNYATAAN SAKSI,
- SURAT PERNYATAAN TANGGUNG JAWAB MUTLAK,
- Berita Acara Pemusnahan Ijazah yang Diterbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (Satuan Pendidikan yang Masih Beroperasi),
- Berita Acara Pemusnahan Ijazah yang Diterbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (Satuan Pendidikan yang Tidak Beroperasi atau Tutup),
- Berita Acara Pemusnahan Ijazah SILN, SPK, atau Satuan Pendidikan Nonformal Penyelenggara Pendidikan Kesetaraan di Luar Negeri yang Diterbitkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah (Satuan Pendidikan yang Tidak Beroperasi atau Tutup),